TS 13298 ELEKTRONİK BELGE YÖNETİMİ SİSTEMİ BELGESİ
ISO 15489 No’lu Uluslararası Belge Yönetim Standardı’nı temel alarak oluşturulan ve TS 13298 No’lu “Bilgi ve Dokümantasyon Elektronik Belge Yönetimi” Standardı olarak Haziran 2007’de yayımlanan “Elektronik Belge Yönetimi Sistem Kriterleri Referans Modeli”, kamu kurum ve kuruluşları tarafından üretilen elektronik belgelerin, belge niteliğinin korunabilmesi için bir belge yönetim sisteminde bulunması gerekli asgari fonksiyonel özellikleri belirlemektedir.
Genel olarak, elektronik belge yönetim sistemlerinin arşiv boyutunun da dikkate alınarak tasarımı ve uygulanması, elektronik belgenin hukuki geçerliliğinin sağlanması ve e-imzanın uygulanması için gerekli altyapının tanımlanması konularını ele almaktadır. Bununla birlikte, kurumsal belge yönetimi politikalarının ve prosedürlerinin geliştirilmesi için önemli bir referans kaynağıdır.
2008/16 sayılı Başbakanlık genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarının oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TS 13298 No’lu standarda göre işlem yapmaları zorunluluğu getirilmiştir.
Bu standard,
kurumlarda üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standardların belirlenmesi amacıyla aşağıdaki konuları kapsar:
- Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
- EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
- Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
- Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,
- Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
- Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
- Güvenli elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.
EBYS’nin Amacı
Elektronik Belge Yönetim Sistemi; kamu kurumlarının faaliyetleri sonucu belgelerin üretilmesini, kayıt altına alınmasını ve bu belgelerin istenildiği anda güvenli ve süratli erişilebilir şekilde yönetilmesini , başka birim veya kurumlara iletilmesini, saklanmasını ve gerektiğinde imha edilecek ortamın oluşturulmasını sağlar.
EBYS’nin Faydaları
- Belgelere erişim haklarının güvenlik seviyeleri ile yönetilebilmesi
- Belgelere yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri kullanılarak süratli ve kolay şekilde erişilmesi
- Belgelere aynı anda farklı kullanıcılar tarafından erişim sağlanabilmesi
- Belgelerin belli bir formatta ve standartta oluşturulabilmesi
- Belgelerin durumunun kontrol edilebilmesi
- Belgelere tüm erişimlerin , kullanıcı hareketlerinin, system hata ve arızlarının kayıt altına alınabilmesi
- Belge çıktılarının her an alınabilmesi
- Belgelerin arşivlenebilmesi
Teknik Özellikleri
- TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı ile belgelendirilmiş
- Standart Dosya Planına göre geliştirilmiş
- Devlet Arşiv Hizmetleri Yönetmeliğine Uygunluk
- Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usullere Uygunluk
- E-İmza işlemleri (PAdES ve CAdES standartları-KamuSM uyum değerlendirmesi yapılmış)
- Outlook eklentisi ( e-postaların doğrudan ebys sistemine entegre edilmesi)
- MS Word eklentisi ( elektronik belgelerin doğrudan ebys sistemine entegre edilmesi)
- Dinamik Üst Veri Tanımlama
- Belge ekleri ve yazışma ilgisi ekleme
- Çarpraz Belge Referans sağlama
- OCR desteği
- Belge gönderim ve alımı
- Belge erişim ve işlemlerine ait gelişmiş günlük kayıtlarının tutulması
- Yazışma şablonları düzenleme
- Belge tarama ve dosya yükleme
- Saklama Planları oluşturma
- Tam Metin Arama
- Gelişmiş Belge Arama Kriterleri
- Dinamik Günlük Raporları
- Analiz Raporları